Precies 40 jaar werkte Hans Vugts in gemeenteland, bij diverse organisaties. Hij begon zijn loopbaan bij de gemeente Haaren, werkte daarna bij Sint-Michielsgestel en stapte vervolgens over naar
de intergemeentelijke sociale dienst Optimist. Hij werkte vanaf 2017 bij MijnGemeenteDichtbij (MGD), de werkorganisatie voor Boxtel en Sint-Michielsgestel, en sloot zijn carrière daar af. “Ik begon op de uitkeringsadministratie, en werd al gauw het aanspreekpunt voor de accountant. Gaandeweg groeide ik door naar de functie van interne controleur.”
Processen goed in beeld
Bij MGD controleerde Hans de rechtmatigheid van de uitkeringen en voorzieningen binnen de Participatiewet, Wmo en Jeugdwet. Ook hield hij toezicht op de rechtmatigheid van uitkeringen. “Dit gebeurt steekproefsgewijs en op basis van de grootse financiële stromen binnen onze gemeenten.” Enkele jaren geleden was Hans betrokken bij het opnieuw beschrijven van de processen van de Participatiewet, de Wmo en de Jeugdwet, in samen met kwaliteitsmedewerkers. “We namen interviews af, bepaalden risico’s en formuleerden beheersmaatregelen. De processen zijn nu goed in beeld. Dit gaf meer grip op de uitvoering en zorgde voor verbeterde samenwerking tussen afdelingen.”
Boekhoudmachine
Toen Hans 40 jaar geleden begon als uitkeringsadministrateur, werkte het gemeentehuis nog met een boekhoudmachine die uitkeringsregels vastlegde. “Daar moest een grote stamkaart doorheen. Bij storingen deden we toch van alles handmatig. In 1986 kwamen de eerste computers, wat de automatisering in een stroomversnelling bracht. Ik groeide daarin mee en zag de voordelen.”
Normensets
Het werk werd steeds verder geautomatiseerd, met pakketten zoals WordPerfect en Lotus 1-2-3. “Op een gegeven moment ontstond bij gemeenten behoefte aan een kwaliteitssysteem. Stimulansz ontwikkelde daarom KiC voor interne controle en kwaliteitszorg. Ik heb er 20 jaar mee gewerkt en alle ontwikkelingen meegemaakt. De nieuwste versie is bijvoorbeeld gebruikersvriendelijker en webbased, waardoor je overal kan inloggen.”
Stimulansz houdt in KiC ook de normensets actueel. Elke normenset bevat specifieke informatie, ondersteund door een juridische vraagbaak. “Bijvoorbeeld: we controleren jaarlijks honderd uitkeringen. KiC haalt uit alle betalingen een bestand en zet dit klaar. Dit is een aselecte steekproef. Nu kan je controles doen. Voor de Participatiewet zijn er zo’n 30 vragen. Is er een aanvraag? Is er een besluit genomen? Heeft de klant zijn uitkering gekregen? Daarna kwalificeer je: goed of fout. Gaat het om een fout, dan kan de consulent die herstellen. Daarna kan je de controle afronden.” Na elk jaar biedt KiC overzicht van het aantal controles en foutpercentages. “Handig voor ons en de accountant.”
Snel geregeld
Hans heeft goede ervaringen met de ondersteuning van Stimulansz voor KiC-gebruikers. “Ze kunnen bijvoorbeeld een normenset ontwikkelen voor een lokale regeling, zoals een minimaregeling.” Ook de webinars over nieuwe ontwikkelingen vindt hij waardevol. “Je hebt dan ook contact met controleurs van andere gemeenten.” Via de chatbox kan je altijd vragen stellen. “Pas geleden was er een autorisatie veranderd, waardoor ik ineens geen hoofdbeheerder meer was. Dat was binnen een uur geregeld.”
Coronatijd
Wat vindt Hans het mooie aan het vak van interne controleur? “Dat wetten en regels continu veranderen. Je moet op de hoogte blijven om de controles goed te kunnen uitvoeren.” Hij denkt ook terug aan de coronatijd, toen de gemeenten snel regelingen, zoals de Tozo, moesten uitvoeren. Later volgden bijvoorbeeld de leefgeldregeling voor gevluchte Oekraïners en vanaf 2025 een eigen bijdrage voor Oekraïners met leefgeld. Dat laatste maakt Hans niet meer mee. Met zijn pensioen in zicht zal hij vooral de gezelligheid met collega’s missen. De ontwikkelingen in het sociaal domein? Die blijft hij zeker volgen.
Zoek het contact op
Tot slot nog een laatste advies van Hans voor de nieuwe generatie controleurs: “Je werkt vaak op een eilandje, maar het is belangrijk om contact te zoeken met collega’s, zoals kwaliteitsmedewerkers. Zo wordt het meer een gezamenlijke verantwoordelijkheid.”
Kennismaken met KiC
Kijk samen met het KiC team wat Kwaliteit in Control voor jouw gemeente kan betekenen. Neem contact op en ontdek de mogelijkheden!
