Is er sprake van een datalek?

Stimulansz ontvangt per jaar duizenden helpdeskvragen. Zo nu en dan worden met een vraag ook bijlagen meegestuurd, zoals rapportages, beschikkingen of een (medisch) advies. Maar wat als er in een bijlage persoonsgegevens van een inwoner staan? Is er dan sprake van een datalek? Hoe werkt dat?
Vrouw aan het werk achter computer

Vraag

Als ik een vraag heb voor de helpdesk van Inzicht Sociaal Domein, mag ik dan een bijlage meesturen? Bijvoorbeeld een rapport of een beschikking die helpen mijn vraag te verduidelijken. Mogen daar persoonsgegevens van een inwoner instaan of is dat dan een datalek?

Antwoord

De medewerkers van de helpdesk hebben geen persoonsgegevens van betrokkene nodig om de vraag te kunnen beantwoorden. Er is daarom geen grondslag om persoonsgegevens met de helpdesk te delen. Als er in de bijlage bij de vraag wel persoonsgegevens staan, dan is er sprake van een datalek. Een bijlage bij een helpdeskvraag meesturen mag, maar dan wel zonder leesbare persoonsgegevens.

De helpdesk en het verwerken van persoonsgegevens

Het meesturen van een document met persoonsgegevens van inwoners als bijlage bij een vraag aan de helpdesk is een (verdere) verwerking van persoonsgegevens. Daar is de AVG op van toepassing. Medewerkers van de helpdesk van Stimulansz behandelen het dossier niet. Zij hebben geen persoonsgegevens nodig om de vraag te kunnen beantwoorden. Er is dus geen basis om persoonsgegevens met de helpdesk te delen, want er bestaat geen noodzaak toe. De helpdeskmedewerker zal daarom de bijlage direct verwijderen en de steller van de vraag hiervan op de hoogte brengen.

Procedure bij een datalek

Een datalek is kortgezegd een inbreuk in de bescherming van persoonsgegevens (art. 4 onder 12 AVG) zonder dat dit mag of zonder dat dit de bedoeling is. Als je zonder grondslag – of dat nou per ongeluk is of niet – persoonsgegevens naar een derde buiten je organisatie verstuurt, is er dus sprake van een datalek. In beginsel moet een datalek zo snel mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) worden gemeld. Dat kan achterwege blijven als het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor betrokkene. Dit datalek moet dan wel gedocumenteerd worden in een incidentenregister (art. 33 lid 5 AVG). Als de bijlage snel verwijderd wordt, dan zal het risico voor betrokkene meestal beperkt zijn. Een melding bij de AP is dan niet nodig.

Hoe moet het dan wel?

Het belangrijkste is om vooraf te bedenken of het als toelichting op de vraag nodig is om een bijlage mee te sturen. Als dat zo is, dan is het overigens vaak al voldoende om bijvoorbeeld de meest relevante alinea – uiteraard zonder persoonsgegevens – uit het rapport of de beschikking te halen en dat in de vraag te citeren. Als je een bijlage meestuurt, lak dan in het document alle persoonsgegevens weg.

 

Wil je meer leren over do’s en dont’s van privacy in het sociaal domein? Start het leren en doe mee aan de training Praktisch omgaan met privacy in het sociaal domein op woensdag 26 maart 2025.

Pagina delen op socials

Meer weten over dit onderwerp?

Redactie helpt je graag verder.

Nieuwsbrief Sociaal Domein

Binnen 5 minuten op de hoogte van de actuele ontwikkelingen in het sociaal domein? Meld u aan voor onze gratis nieuwsbrief. Met onder andere blogs van experts, interessante whitepapers en toelichting op wet- en regelgeving.

Andere bekeken ook

Anitra Vink: ‘Word concreet bij Wmo-indicatie voor begeleiding’

Bijstand en gokken: quitte of niet?

Als consulent binnen de Participatiewet krijg je regelmatig te maken met complexe situaties, waarin inwoners financiële problemen hebben. Soms speelt gokken een rol, een factor die meer impact kan hebben dan op het eerste gezicht lijkt. Gokken kan een onschuldig tijdverdrijf zijn, maar ook uitmonden in problematisch gedrag, met verstrekkende gevolgen voor inkomen, mentale gezondheid en sociale relaties.

Praktische Psychologie in de spreekkamer: “Je leert mensen echt beter begrijpen.”

Hilal Asa, consulent zelfstandigen bij de gemeente Rotterdam, volgde onlangs de training ‘Praktische psychologie voor de spreekkamer’ van Stimulansz. Hilal vertelt hoe de training haar helpt effectievere gesprekken met ondernemers te voeren en over haar werk en de uitdagingen die zij daarbij tegenkomt.