Nederlandse gemeenten hebben vanaf 2015 de taak om uitvoering te geven aan de Jeugdhulp en zich door middel van de controle op de jaarrekening te verantwoorden dat zij dit op een rechtmatige wijze doen. In 2015 en 2016 was dit een groot issue voor zeer veel gemeenten; weinig sturing bij inkopende gemeenten, geen grip op de uitgaven en de afwezigheid van een berichtenverkeer.

Inmiddels is de verbetering merkbaar. De brede invoering van het berichtenverkeer1 zorgt voor een sluitende administratie tussen gemeente en aanbieder en gemeenten kiezen bewuster voor inkoopvarianten waarmee ze de beste dienstverlening voor de cliënt denken te behalen. Toch zijn er naast deze positieve ontwikkelingen nog veel stappen te zetten die vragen om een gemeente die actief op kwaliteit controleert en een rechtmatige verstrekking borgt. In dit artikel ga ik verder in op hoe gemeenten dit concreet kunnen doen.

Controle

Binnen het sociaal domein zijn gemeenten bij Jeugdhulp, veel meer dan bij de uitvoering van de Wmo en Participatiewet, aangewezen op de samenwerking met aanbieders die indicatiestelling en zorg aanbieden. Het inrichten van een kwaliteitscontrole en verantwoordingscontrole is daarmee uitdagender dan wanneer je het als gemeente in eigen hand zouden hebben. Je weet immers niet wat er ‘achter de deur’ van de aanbieder gebeurt. Om dit op te lossen en het proces te standaardiseren vragen gemeenten hun aanbieders een controleverklaring af te geven door hun accountant. Deze verklaring is gebaseerd op het zogenaamde ‘landelijke accountantsprotocol financiële verantwoording Wmo en Jeugdwet’ en toetst de juistheid, rechtmatigheid en levering van de geleverde prestatie. De accountant van de aanbieder trekt hiervoor een steekproef van een aantal dossiers en legt deze langs het protocol. Zonder hier al te diep op in te gaan is het belangrijk om te beseffen dat deze controle vooral iets zegt over de rekenkundige juistheid, de (algemene) juistheid van productie, de juistheid van het tarief en de (aannemelijkheid van de) levering van de productie (met andere woorden: de zorg). Voor een gemeente is deze verklaring nodig, maar op zichzelf onvoldoende voor een gedegen verantwoording in de jaarcontrole van de accountant.

Uitvoeringsvariant

De gemeente zal de controleverklaringen op grond van het landelijke accountantsprotocol dus nog moeten verrijken met een eigen controleplan waarin zij ook het lokale normenkader (verordeningen, beleidsregels etc.) en de samenwerkingsvorm met de aanbieders meeneemt. Deze werkwijze (uitvoeringsvariant) volgt uit de manier waarop de zorg ingekocht is en kent drie smaken:

  1. De inspanningsgerichte uitvoering waarbij een afspraak tussen gemeente en aanbieder is gemaakt over de levering van een specifieke dienst per cliënt per tijdseenheid (‘uurtje factuurtje’).
  2. De outputgerichte uitvoering waarin afspraken rondom de te behalen output per cliënt worden gemaakt, maar de wijze waarop deze output wordt behaald, niet is vastgelegd (traject/arrangement).
  3. De taakgerichte uitvoering waarbij de gemeente de uitvoering van een (deel van haar) taak overdraagt aan de aanbieder. De aanbieder kan dan op basis van zijn expertise de taak vorm geven (maatwerkvoorziening individuele begeleiding of zorg vanuit een wijkteam).

In de inspanningsgerichte en outputgerichte uitvoeringsvarianten zijn de afspraken altijd op cliëntniveau gemaakt en is een goede administratieve verwerking de basis van een solide controle. Bij deze varianten speelt het behaalde resultaat van de inspanning van de aanbieder geen rol, omdat deze niet afgesproken is en dus geen impact heeft op de rechtmatigheid in de financiële controle. In de taakgerichte variant vraagt de controle een specifieke aanpak. Hierbij is een nauw contact met de aanbieder (accountgesprekken) en met de cliënt (cliënttevredenheid en klachtenprocedure) van belang. De gemene deler in alle varianten is dat een bewuste keuze voorafgaand aan contracteren, gecombineerd met inrichting van een voortdurende kwaliteitscontrole, de meeste kans op succes heeft.

Kwalitatieve controlemiddelen

Het belang van het opstellen van een eigen controleplan met bijbehorend normenkader is daarmee cruciaal om te bepalen welke controlemiddelen de gemeente inzet. De coördinatie hiervan is te beleggen bij een team interne controle en kwaliteitscontroleurs. Naast de controlemechanismen die in het proces altijd ingebakken moeten worden (zoals het goed gebruik van het berichtenverkeer en de controleverklaring van aanbieders) kunnen deze teams ook kwalitatieve controlemiddelen toepassen en andere bronnen aanspreken voor hun controle. Men kan dan denken aan:

  1. Toetsing tijdens herindicering (vraag dan meteen aan de cliënt hoe de geleverde dienstverlening is geweest).
  2. Accountgesprekken met de aanbieder voor verheldering.
  3. Bruikbare signalen vanuit een wijkteam of begeleider die bij de toeleiding en regie het meest intensieve contact heeft met de cliënt.
  4. Slim gebruik maken van signalen uit andere bestaande bronnen: de klachtenprocedure, de ombudsman, uitgevoerde effectmetingen etc.

De informatie uit deze bronnen kan zo gebruikt worden om fouten in de uitvoering te signaleren en risico’s en verbeterpunten op te stellen.

Om grip te krijgen op deze complexe situatie is het belangrijk om als gemeente, voordat de accountant op bezoek komt, in beeld te hebben waar de risico’s en kwetsbaarheden liggen. Om incidentele fouten van structurele fouten te kunnen onderscheiden en de vinger te leggen op de kwetsbare plek en verbeteringen door te voeren. Door een centrale registratie van de bevindingen vanuit de verschillende controlemiddelen en het gebruik van een kwaliteitsregistratiesysteem schep je orde in de chaos. Maak daarbij gebruik van de bestaande normensets van aanbieders en pas deze aan waar nodig.

Verder is er binnen het sociaal domein met name op het terrein van de Participatiewet al veel ervaring met kwaliteitscontrole en complexe verantwoording. Gemeenten kunnen dus ook bij zichzelf te rade gaan hoe kwaliteitscontrole van de processen en rechtmatigheidsverantwoording hand in hand gaan met een succesvolle jaarcontrole, zonder onnodige hoofdpijnen. Maak daar gebruik van. Ga op zoek naar de ‘couleur locale’ en krijg grip op de verantwoording en kwaliteitscontrole op het gebied van Jeugdhulp.

 

1 Via het zogenaamde berichtenverkeer sturen gemeenten en aanbieders op een veilige wijze digitale berichten naar elkaar. De berichtenstandaarden zorgen ervoor dat de systemen van gemeenten en aanbieders dezelfde taal spreken. Daarnaast bevorderen de standaarden de snelheid, helpen fouten te voorkomen en besparen ze uitvoeringskosten.

Bronnen bij dit artikel:

Dit artikel is eerder verschenen in het speciale magazine ‘Financiën jeugdhulp: hoe krijgt u deze op orde?, een uitgave van Sociaalweb en mede tot stand gekomen in samenwerking met Stimulansz.

Geselecteerd op basis van dit onderwerp

Deel deze pagina