Een brief die staat als een huis

Gemeenten verbinden zich aan duidelijke communicatie met inwoners; essentieel zijn helderheid, structuur en begrijpelijke taal.

hero afbeelding Een brief die staat als een huis
07 november 2023

De verhouding tussen overheid en inwoners verandert. Die mag toegankelijker en menselijker. Duidelijke communicatie speelt hierbij een grote rol. Mooi om te zien dat de ene na de andere gemeente de Direct Duidelijk Deal ondertekent. Daarmee spreken gemeenten de intentie uit te gaan werken aan duidelijke(re) communicatie. De wil is er dus, een mooie eerste stap. Maar hoe doe je dat, duidelijk(er) communiceren?

Een brief als een huis

Tips, handvatten, regels, er is veel talig gereedschap beschikbaar dat kan helpen bij schriftelijke communicatie, zoals brieven aan inwoners. Wat zijn nu de eerste stappen? Hoe dit gereedschap te gebruiken om te komen tot een tekst of brief die staat als een huis? Laten we die vergelijking eens doortrekken. Een huis bestaat uit muren, vloeren, een dak, deuren en ramen, in al zijn eenvoud teruggebracht. Wat nu als één van die onderdelen ontbreekt? Dan is het huis niet wat het zou moeten zijn. Het is onbewoonbaar. Een huis zonder deur kom je niet in. In een huis zonder ramen ontbreekt natuurlijk licht. Een huis zonder dak of vloer biedt geen beschutting. En als de muren ontbreken? Dan kan het dak er niet op en deuren en ramen plaatsen kan ook niet. Constructief is er dan helemaal niets.

Gereedschap om te bouwen

Een brief is eigenlijk net een huis. Als een essentieel onderdeel ontbreekt, wordt hij gammel of lukt het helemaal niet hem op te bouwen. Voor een solide geconstrueerde brief zijn 3 dingen van belang: een heldere boodschap, een logische structuur en begrijpelijke taal.

Als de boodschap niet helder is, bijvoorbeeld omdat de schrijver niet precies weet waarom hij iets schrijft of wat hij van de lezer verwacht, ontbreekt de fundering en stort het ‘brief-huis’ sowieso in. Maar ook als de boodschap helder is in het hoofd van de schrijver, kan het misgaan. Zo kan het zijn dat een brief wel in een goed opgebouwde en logische structuur gegoten is, met korte alinea’s en duidelijke kopjes, maar dat de lezer hem toch niet begrijpt. Als de lezer de hoofdboodschap niet vindt en daarnaar op zoek moet, is het geen solide brief. Goede structuur of niet.

Zo’n 80 % van de bevolking begrijpt een brief op B1-niveau. Maar als korte zinnen en eenvoudige woorden worden gepresenteerd in één blok tekst zonder witregels, dan loop je het risico dat de ontvanger de brief meteen aan de kant legt. Omdat het oog geen rustpunt vindt, kan het als een opgave voelen om te beginnen met lezen. Daarnaast zijn tangconstructies, jargon, overbodige woorden allemaal zaken die een brief vergammelen en lezers laten afhaken. Of in ieder geval met vraagtekens achterlaten. Bij een goede brief zijn inhoud, structuur en taalgebruik in evenwicht. Dan staat een brief als een huis. Een stevig huis. 

De taal van Annie

Het is goed als gemeenten hun eigen communicatie naar inwoners kritisch onder de loep nemen. Duidelijke taal en streven naar B1-niveau als intentie is niet genoeg. Critici spreken ook wel over Jip-en-Janneke-taal als het over B1 gaat. Achterliggende gedachte is dat dit taalgebruik het gevoel zou geven als een kleuter te worden aangesproken. Het is volkomen begrijpelijk dat mensen serieus genomen willen worden. Als je bedenkt dat Annie M.G. Schmidt een virtuoze en humorvolle taalkunstenaar was, lijkt de term ‘Jip-en-Janneke-taal’ voor B1-niveau wat ongelukkig gekozen. In haar teksten klopt alles. Inhoud, taal, structuur en toon, allemaal in harmonieuze samenhang. En haar lezersgroep serieus nemen deed ze al helemaal. Als meer mensen in staat zouden zijn op zo’n manier met tekst om te gaan, zou de zon in taalland gaan schijnen.

Nog meer gereedschap

Voor het construeren van een leesbare en kloppende brief is er dus allerhande gereedschap. B1 is daarbij heel bruikbaar. Alhoewel dat etiket er wat mij betreft af mag en ik het liever heb over begrijpelijke taal.

3 stuks gereedschap die zeker ook behulpzaam zijn:

  • Verplaats je in de lezer; wat weet die al, wat moet de lezer weten en wat is zijn (belevings)wereld?
  • Ontrafel je verhaal. Wat is precies de hoofdboodschap die je wilt overbrengen?
  • Construeer samenhang in inhoud, structuur en taal.

Het is positief dat veel gemeenten duidelijke communicatie tegenwoordig hoog op de agenda hebben staan. De ervaring leert dat het besluit om heldere en duidelijke brieven te schrijven niet een kwestie is van even een knop omzetten. Het is een proces dat tijd kost en bewustwording vraagt. En zeker niet in de laatste plaats: doorzettingsvermogen.

Anderen bekeken ook