Wist u écht wat u deed?
Natuurlijk wist u wat u deed, maar vanaf 2021 moet u nog meer aandacht besteden aan de volgende onderdelen:
- de opzet van het proces en de door u getroffen beheersmaatregelen
- het in beeld hebben van de risico’s zodat u niet voor verrassingen komt te staan
- een doordachte aanpak, met steekproeven die passend en representatief zijn
- het met voldoende diepgang uitvoeren van de interne controlewerkzaamheden en het vastleggen van het controlespoor
Dus zorg dat binnen uw gemeente de processen op orde zijn, de risico’s en beheersmaatregelen in beeld zijn en dat u controleert of de beheersmaatregelen ook werken. Uw gemeente doet het ongetwijfeld goed, maar zonder de extra controlewerkzaamheden en herstelacties van de accountant bent u volledig aangewezen op een goed proces. Afhankelijk van hoe goed uw gemeente nu al is georganiseerd kan het optimaliseren van de processen een flinke klus zijn.
Rechtmatigheidsverantwoording: Weet u wat de gemeenteraad wil?
Denk ook eens aan de ontvanger van de rechtmatigheidsverantwoording, de gemeenteraad. Aan welke informatie heeft de raad eigenlijk behoefte? Strikt genomen zal het college met de invoering van een rechtmatigheidsverantwoording zich uitsluitend hoeven te verantwoorden over de financiële rechtmatigheid. De raad heeft echter een kaderstellende en controlerende rol en kijkt daarbij, anders dan uw accountant, in de praktijk graag naar wat de uitgaven de inwoner opgeleverd hebben. Om deze rol goed te kunnen vervullen heeft de raad niet genoeg aan alleen financiële informatie, maar heeft zij ook behoefte aan informatie over de doelmatigheid van bestedingen, de doeltreffendheid van beleid en de maatschappelijk toegevoegde waarde van uw rechtmatig verstrekte middelen.
Als u aan deze informatiebehoefte van de raad wilt voldoen, is er dus meer nodig dan inzicht in de rechtmatige besteding van middelen. U moet dan ook aangeven óf en zo ja hoe de doelstellingen van de organisatie zijn bereikt en welke risico’s in de weg staan bij het realiseren van die doelstellingen. Het risico bestaat dat er op volstrekt rechtmatige wijze veel geld is uitgegeven, maar dat de inzet van deze middelen geen maatschappelijk toegevoegde waarde heeft gehad. De inwoner heeft dan geen meerwaarde ervaren van de rechtmatig uitgegeven budgetten. Dit betekent dat risico’s niet uitsluitend betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid.
Brede analyse
Hoe komt u tot een brede analyse van de risico’s die spelen in uw organisatie? Zijn alle risico’s in beeld? Heeft u nagedacht over risico’s die ervoor kunnen zorgen dat inwoners die er recht op hebben niet de voorzieningen krijgen die zij nodig hebben?
Beantwoord deze vragen voordat u aan de slag gaat met het (her)beschrijven van uw processen en het treffen van beheersmaatregelen. Zo zet u de eerste stap van een rechtmatigheidsverantwoording naar een breder in control statement. ‘In control zijn’ houdt in dat u ervoor zorgt dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt. Dat betekent niet dat alles meteen goed gaat, maar wel dat u zich bewust bent van wát goed gaat en wat beter kan. Alleen als u durft te reflecteren op de kwaliteit van uw dienstverlening, kunt u zich bewust zijn van de mogelijkheden van verbetering en er werk van maken dat u bewust bekwaam de dienstverlening levert waar inwoners recht op hebben. En – nog belangrijker – die inwoners nodig hebben.
[1] Met rechtmatig handelen wordt bedoeld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
