Gabriëlle van der Loo heeft het druk. Ze is binnen de gemeente Leiden net van baan gewisseld. Terug naar haar oude liefde, de schuldhulp. Hiervoor was ze medewerker beleidsuitvoering en in die hoedanigheid aanspreekpunt en coördinator voor het implementatietraject van de kennisbank van Stimulansz. Ze combineert momenteel door omstandigheden tijdelijk even 2 functies. “Dat heb je ervan als je binnen de gemeente van baan verandert”, zegt ze lachend, ze maakt desondanks een relaxte indruk. “Leiden had een aantal wensen voor een kennisbank, waarvoor Stimulansz de beste papieren bleek te hebben”, zo vertelt Gabriëlle. Ze neemt ons even mee door dat wensenlijstje en licht de keuzes toe.
“Allereerst zochten we een kennisbank voor al onze professionals, verdeeld over verschillende functies en domeinen. We hebben momenteel 5 juristen, 60 klantmanagers, 30 schuldhulpverleners en 15 consulenten Wmo. Inzicht Sociaal Domein biedt qua inhoud hetzelfde als onze vorige kennisbank, maar is een stuk prettiger geprijsd waardoor we met het beschikbare budget meer domeinen konden afnemen. Dat is pure winst. Want nu kunnen we een completere kennisbank aanbieden én aan meer professionals.”
“Maar belangrijker nog”, zo vult ze aan, “is dat deze kennisbank net wat gebruiksvriendelijker is. Ook het taalgebruik is prettiger. Daar profiteert iedereen van. Doordat de teksten zo begrijpelijk zijn, geeft het bijvoorbeeld beginnend consulenten en schuldhulpverleners veel houvast. Maar ook de juristen profiteren ervan. Want juist zij moeten vaak ingewikkelde zaken uitleggen aan mensen die daar totaal geen kaas van hebben gegeten.”
Leiden heeft het totale pakket genomen inclusief de lokale informatie. De reden hiervoor was dat de gemeente alle informatie, landelijk én lokaal, op 1 plek wilde hebben. En alles in dezelfde structuur. De kennisbank bevat nu overigens niet alleen de lokale informatie van Leiden, maar ook die van het aangrenzende Leiderdorp. De gemeente Leiden voert voor Leiderdorp namelijk ook de Participatiewet en schuldhulpverlening uit. Gabriëlle: “Nu hebben we alle beleidsregels, werkinstructies en verordeningen overzichtelijk geordend, uniform en makkelijk doorzoekbaar bij elkaar.”
“In het begin vond ik de daarvoor gereserveerde 2 maanden al optimistisch”, zo stelt Gabriëlle. “We hebben in Leiden namelijk een behoorlijke hoeveelheid lokale documenten. Maar van start tot finish waren we binnen 1,5 maand klaar. Dat viel dus reuze mee! Niet in de laatste plaats door de korte lijntjes met adviseurs van Stimulansz.” Wat ook hielp was dat Leiden duidelijke instructies vanuit Stimulansz kreeg hoe alles aangeleverd moest worden. Daarvoor is een werkproces ingericht.
“We kregen een format aangeleverd voor het aanleveren van e-mailadressen. Vervolgens heeft Stimulansz alle accounts in de kennisbank aangemaakt. Gelukkig hoefden we dat niet zelf te doen. De collega’s met een account hebben we vervolgens in 3 sessies grondig laten trainen. Er werd niet gekeken naar functie of domein. Iedereen zat door elkaar, klantmanagers, kwaliteitsmedewerkers en juristen. Per slot van rekening moet iedereen er zijn of haar weg in kunnen vinden. Lekker integraal hé.”
Het beheer wordt nu gedaan door 3 medewerkers van Leiden zelf. “Dat zijn er op termijn waarschijnlijk te weinig”, aldus Gabriëlle. “We hebben nu immers meer domeinen in de kennisbank dan voorheen en dus vraagt dat om meer beheer.” Ze kijken het nog even aan en besluiten dan of ze het zelf blijven doen of het uitbesteden aan Stimulansz, want dat kan namelijk ook. Misschien wel net zo makkelijk.
Gabriëlle ervaart Stimulansz als een partner die gemeenten ruimte biedt om mee te denken en mee te doen. Ze illustreert dit aan de hand van een functionaliteit in de kennisbank: de suggestieknop. In de kennisbank bestaat de mogelijkheid om inhoudelijke suggesties te doen in een invoerveld. Ze was aangenaam verrast om te merken dat enkele van haar suggesties ook daadwerkelijk zijn overgenomen. “Daarmee schep je ook een soort verbinding”, zegt ze tevreden, “alsof je het in feite samen doet”.
Tip 1 Laat het lokaal beleid inrichten door Stimulansz en doe het niet zelf. Dat scheelt tijd en energie. Stimulansz legt voor de gemeente een gedegen basis waardoor elk domein op dezelfde manier is opgebouwd.
Tip 2 Lees de nieuwsbrieven van de kennisbank! Bij elk domein hoort er een. Zo zie je steeds alle nieuwtjes voorbijkomen en ben je snel op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
