Mogen klanten gesprekken stiekem opnemen?
Ook stiekem een geluidsopname van een gesprek maken is in beginsel toegestaan. Tenzij je zelf niet deelneemt aan het gesprek. Dan is het opnemen van een gesprek strafbaar (art. 139a Wetboek van Strafrecht: een gevangenisstraf of een boete). Met andere woorden: zolang de inwoner zelf deelneemt aan het gesprek, mag hij het gesprek opnemen. Ook als hij het niet van tevoren meldt aan de andere partij.
Mogen klanten een gesprek openbaar maken?
Het is niet toegestaan om een opgenomen gesprek te delen via bijvoorbeeld Facebook of YouTube. Hiervoor is toestemming van alle betrokkenen nodig. Het openbaar maken zonder toestemming leidt namelijk tot schending van iemands privacy.
Kan een gemeente voorwaarden stellen aan het maken van geluidsopnamen?
Ja, dat kan en is verstandig om te doen: zo weet zowel de inwoner als de klantmanager waar hij/zij aan toe is. Gemeenten kunnen zelf voorwaarden opstellen, die op een zelfgekozen manier vastleggen en openbaar maken.
De Nationale Ombudsman heeft spelregels voor geluidsopnames opgesteld voor inwoners die gesprekken met medewerkers van overheidsinstanties willen opnemen.
Wat zijn de spelregels van de Ombudsman voor het maken van geluidopnamen?
- Een overheidsinstantie staat het maken van een geluidsopname toe, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval biedt zij een alternatief aan.
- Een overheidsinstantie heeft op de eigen website informatie staan over het opnemen van gesprekken.
- Een burger maakt van tevoren duidelijk dat hij een geluidsopname wil maken.
- De burger verstrekt aan de overheidsinstantie een kopie van de opname als deze dat wenst (of vice versa als de overheidsinstantie de opname maakt).
- Noch de burger noch een overheidsinstantie knipt of plakt in een geluidsopname, tenzij dit wordt meegedeeld.
- Noch de burger noch een overheidsinstantie verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnamen aan derden of maakt deze openbaar.
Hier zijn door de Ombudsman nog 3 aanvullende tips (voor jeugdprofessionals) aan toegevoegd:
- Wees open en informatief. Neem zelf regie en bespreek de mogelijkheid tot opnemen bij de start van het gesprek. Maak daarbij duidelijk dat het niet stiekem hoeft.
- Maak gelijkwaardige afspraken. Maak duidelijke afspraken met elkaar en vermijd daarbij het woord ‘toestemming’.
- Vertrouw op eigen professionaliteit. Sta open voor het gebruik van geluidsopnamen in (klacht)procedures en vertrouw daarbij op eigen handelen en deskundigheid.
Blog ‘Voice cloning bij de uitvoering in het sociaal domein’
De spelregels van de Nationale Ombudsman voor het maken van geluidsopnamen komen ook terug in de blog ‘Voice cloning bij de uitvoering in het sociaal domein’. In deze blog gaat het over het opnemen van gesprekken in de spreekkamer en het daarna misbruik maken van de opgenomen stem: Voice cloning. Bijvoorbeeld om bewijs te manipuleren in een rechtszaak.
