1. Standaard waar het kan, maatwerk waar het moet
Afgelopen jaren hebben we de bekende golfbeweging ook gezien op het vraagstuk maatwerk leveren versus standaardiseren. Daar werkt het poldermodel uitstekend: we doen het allebei. Standaard waar het kan, zodat we tijd over hebben voor maatwerk waar dat nodig is. Helder beschreven werkprocessen die aansluiten bij de praktijk (en ja, dat is echt een noodzakelijke voorwaarde) en waar overbodige stappen uit geschrapt zijn, zorgen dat er meer tijd over is om mensen te spreken en maatwerk te leveren. Laat dat nu op dit vraagstuk van nut zijn. Dit levert tijd op en voorkomt ergernissen over trage of onduidelijke (besluitvormings)processen.
2. Regeren is vooruitdenken
Ken je de Eisenhower-matrix? Die maakt onderscheid tussen urgent en niet urgent, belangrijk en niet belangrijk. Die kan helpen om inzichtelijk te maken welke werkzaamheden prioriteit hebben. We zijn geneigd om urgente zaken voorrang te geven, met als risico dat we onze tijd besteden aan de verkeerde dingen. We geven de meeste aandacht aan urgente zaken, of ze nu belangrijk zijn of niet. We kunnen onze tijd echter beter besteden aan belangrijke zaken, ook als ze niet urgent zijn. Door belangrijke, niet-urgente zaken bewust in te plannen, kunnen we regie houden in plaats van achter de feiten aanlopen en brandjes blussen. Veel efficiënter en het geeft ook meer energie!
3. Artificiële intelligentie als persoonlijk assistent
Artificiële intelligentie gebruiken is spannend, maar als je die gebruikt vanuit een goed afwegingskader, kan het enorm helpen. Het notuleren van vergaderingen en zelfs van ‘keukentafelgesprekken’ (let wel op, dit bevat gevoelige informatie en daar kun je niet elke tool voor gebruiken!) kan tijd vrijspelen én zorgen dat je meer aandacht hebt voor je gesprekspartner. Je hoeft niet mee te schrijven, alleen met aandacht te luisteren. Het achteraf gegenereerde verslag vraagt enkel om nalezen en aanpassen, niet een volledige uitwerking.
4. De kracht van de samenleving
Regie hebben voelt goed, maar is niet altijd realistisch. Sommige zaken zul je als overheid aan de inwoners zelf moeten overlaten. Door afspraken te maken over verwachtingen over en weer en daarover in gesprek te gaan en te blijven, kan veel uitvoerend werk door inwoners uit handen worden genomen. Zo hebben wij ooit met omwonenden van een speeltuin aangeboden het gras te maaien (de gemeente wilde in het kader van bezuinigingen het gras verwijderen en tegels leggen). Voor ons een kleine moeite en zo bleef onze leefomgeving wat groener.
5. Leiderschap
Met minder mensen kun je minder doen. Dat kan medewerkers voor lastige dilemma’s plaatsen. Wat doe ik wel, wat doe ik niet? Leg die vraag niet bij de mensen zelf, maar maak die keuze voor je team. Uiteraard is het wel een noodzakelijke voorwaarde dat je weet wat belangrijk voor ze is en wat de gevolgen zijn van die keuzes. Op basis daarvan moeten knopen worden doorgehakt en moet mentale steun worden geboden. Iedereen doet zijn/haar werk graag goed; met te weinig mensen lukt dat niet altijd. Het is dan belangrijk dat mensen gewaardeerd worden voor het in de lucht houden van alle ballen en dat erkend wordt dat er af en toe wat van de wagen valt en sneuvelt.