Wat betekent de rechtmatigheidsverantwoording voor de Interne Controleur en de Kwaliteitsmedewerker?

Meer helderheid over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording

Zoals de Commissie zelf toelicht is de notitie vooral bedoeld als een handreiking die meer helderheid moet scheppen over de gevolgen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten. Het betreft dus geen regelgeving maar voorlichting.
De belangrijkste aandachtspunten uit de notitie hebben wij hieronder voor u op een rijtje gezet. Wij hebben ze voorzien van ons advies. U kunt deze aandachtspunten gebruiken voor het inrichten van uw eigen gemeentelijke interne- of kwaliteitscontroles.

1. Vanaf 2022 (over het verslagjaar 2021) controleert de accountant alleen nog de getrouwheid (betrouwbaarheid) van de gemeentelijke jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording dan een onderdeel van is. De tijd zal leren of deze vorm van accountantscontrole bijdraagt aan het afnemen van de gemeentelijke administratieve- en controlelasten, zoals beoogd. Maar door de naleving van wet- en regelgeving binnen de gemeente goed te borgen kunt u het werk van de accountant eenvoudiger maken en mogelijk tijd besparen. Wij adviseren u de gemeentelijke processen helder te beschrijven, aan te geven welke risico’s er in het proces aanwezig zijn en wat u onderneemt om deze risico’s te beheersen.
2. De door het college van B&W afgegeven rechtmatigheidsverantwoording dient goed te worden onderbouwd . Voor deze onderbouwing kan de gemeente gebruikmaken van de uitkomsten van de interne controles. De accountant zal de kwaliteit en omvang van de door de controlemedewerkers uitgevoerde werkzaamheden gaan toetsen. Is er bijvoorbeeld een plan van aanpak en hoe zijn de werkzaamheden uitgevoerd? Zijn de uitkomsten van de controles goed vastgelegd en wat heeft de gemeente gedaan om onduidelijkheden en/of onrechtmatigheden weg te nemen of in de toekomst te voorkomen? Naarmate de kwaliteit van de werkzaamheden en daarmee de interne beheersing beter is, zal de accountant meer gebruik kunnen maken van de resultaten. Wij adviseren u de voorgenomen controlewerkzaamheden op te nemen in een controleplan. Besteed daarbij aandacht aan het doel van de controles, de risico’s, de beheersmaatregelen en de uitgevoerde werkzaamheden. Zorg dat u met de controles alle financiële stromen afdekt.
3. Het goed kunnen onderbouwen van de rechtmatigheidsverantwoording betekent ook het systematisch vastleggen van de gehanteerde controlenormen en de controlebevindingen. Wij adviseren u voor het uitvoeren van controles een controletool te gebruiken zodat de controles op een eenduidige manier worden uitgevoerd en de bevindingen centraal worden opgeslagen.
4. Ga voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole het gesprek aan met uw accountant en betrek uw controlemedewerkers bij dit gesprek. Wij adviseren u afspraken te maken over de steekproeven, de risico-inventarisatie en de te hanteren controlelijsten en deze afspraken schriftelijk vast te leggen.
5. De gemeenteraad bepaalt de verantwoordingsgrens (0-3%). Naarmate de verantwoordingsgrens lager wordt vastgesteld zal de interne controle meer tijd in beslag nemen. Wij adviseren u bij het bepalen van de verantwoordingsgrens het gesprek aan te gaan met de gemeenteraad en te bespreken welke invloed de keuze van de verantwoordingsgrens heeft voor de omvang van de controlewerkzaamheden en benodigde formatie.
6. De SiSa-verantwoording (met onder andere de BUIG-regelingen) blijft onveranderd. Dat is ook logisch aangezien het hier verantwoording aan het Rijk betreft in plaats van aan de Raad. Met betrekking tot de SiSa-bijlage controleert de accountant dus zowel de rechtmatigheid als de betrouwbaarheid. Ook hier geldt dat een goede en systematische vastlegging van de controlewerkzaamheden en het controlespoor ondersteunend kan zijn bij de werkzaamheden van de accountant. Wij adviseren u ook hier om af te stemmen met de accountant voor de controlewerkzaamheden beginnen. De accountant controleert hier ook de rechtmatigheid en zal zelf de controle-aanpak bepalen. Door af te stemmen over de taakverdeling kan worden voorkomen dat u dubbele werkzaamheden uitvoert.
7. De accountant onderzoekt hoe de kwaliteit van de gemeentelijke processen is: zijn ze actueel en is er aandacht besteed aan functiescheiding en risico’s in het proces? Voor de controlemedewerkers betekent dit dat ook zij aandacht moeten hebben voor de gemeentelijke processen en de kwaliteit daarvan. Wij adviseren u om binnen de gemeente vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de diverse processen. Stel vragen als:

• Zijn werkprocessen en -instructies beschreven en actueel?
• Zijn de bevoegdheden per rol of functie duidelijk beschreven?
• Wat zijn de risico’s en hoe worden die risico’s beheerst?

Al met al biedt de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording voldoende stof tot nadenken. Onze praktische aanbevelingen kunnen u helpen de inrichting van uw interne- en kwaliteitscontroles te optimaliseren in de aanloop naar 2022. In onze volgende blogs zullen wij aandacht besteden aan de betekenis van de rechtmatigheidsverantwoording voor de uitvoerende en strategische functies binnen de gemeenten.
VNG en IPO werken samen met gemeenten en provincies een best practice uit hoe de onderbouwing tot stand kan komen.