Met zijn heao-diploma bedrijfseconomie op zak wilde Richard Spaans maar één ding: de publieke sector in, werken bij de sociale dienst. Hij begon bij de gemeente Alkmaar als toetser en werkte daarna als kwaliteitsmedewerker, klantmanager en senior/coördinator. In 2020 werd hij adviseur Interne Controle bij Halte Werk. Dat ging in 2023 over in Zaffier, de gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest.
Bij Zaffier zijn de taken verdeeld tussen de programmakosten (klantgerelateerde betalingen) en de bedrijfsvoeringskosten (overige geldstromen). Richard richt zich op de programmakosten. “Maar het doel is dat we één IC-team worden, zodat we zowel de interne controle als de interne beheersing op orde hebben en een compleet beeld hebben.”
Steekproeven uitzetten en controleren
Richard is veel bezig met het uitzetten van steekproeven en het controleren van bevindingen. Als hij een structureel knelpunt signaleert, dan geeft hij een verbeterpunt door aan zijn collega’s van beleid en uitvoering. “Bijvoorbeeld als iets onduidelijk is in het beleid. Dat kan, want we zijn een samenvoeging van zes gemeenten met elk een eigen beleid. Het kan ook een knelpunt in de uitvoering zijn. Bijvoorbeeld dat een aantal klanten nog geen plan van aanpak heeft, terwijl dat wel moet gebeuren. Daarvan maken we dan direct verbetervoorstellen.”
Poten in de klei
Deze aanpak heeft een duidelijk doel: direct verbeteringen doorvoeren in de uitvoering. “Vaak zie je dat een interne controller alleen achteraf de bevindingen rapporteert aan het management. Wij zien graag dat de IC’er direct meedenkt en samen met collega’s de interne beheersing verbetert. Dat vraagt om goed en veel communiceren. Met de uitvoering, teammanagers, kwaliteitsmedewerkers, het MT en de accountant en de concerncontroller. Samen kunnen we veel verbeteren.”
De tool Kwaliteit in Control (KiC) is onmisbaar voor Richard. “Zowel de kwaliteitsmedewerkers als ons IC-team werkt ermee. Vroeger werkte ik met uitdraaien van 100 pagina’s waaruit we steekproeven trokken. Tegenwoordig importeer ik maandelijks vanuit ons uitkeringssysteem het lijstwerk in KiC. De tool genereert automatisch, en dus onafhankelijk, steekproeven. Ik verdeel die onder de IC-collega’s.”
De resultaten van de steekproeven worden verzameld in KiC. “Een deel controleer ik nogmaals. Ik bekijk of de verstrekking voldoet aan de gestelde normen en of het proces goed is doorlopen. In KiC heb je een duidelijk dashboard waarin je ziet hoeveel steekproeven je hebt gedaan, hoeveel er onzeker zijn en hoeveel er fout zijn. Elk kwartaal komt er een totaaloverzicht uit KiC. Hiervan maken we rapportages voor de concerncontroller, de accountant en het MT. De volgende stap die we graag zetten is dat we de resultaten uit KiC mooi kunnen presenteren op het dashboard van Zaffier.”
Alle normensets up-to-date
Richard vertelt dat hij veel van zijn wensen kwijt kan in de inrichting van KiC, en dat hij deze aanpassingen vaak zelf kan doen. “Bijvoorbeeld aanpassingen in het lijstwerk. Ook keuzes die veranderen binnen je modellen en normensets kan je zelf regelen. Ben je minder handig in het inrichten, dan kan je de volledige ondersteuning krijgen van Stimulansz. Samen met onze adviseur Michel Gooijer ontwikkelen we verder. Bijvoorbeeld met nieuwe modellen voor interne controle, themacontroles en risicogerichter controleren. De normensets zijn altijd up-to-date en veranderingen worden duidelijk gecommuniceerd. Daardoor kunnen we de controles volledig uitvoeren.” Een pluspunt vindt hij de themabijeenkomsten. “Nieuwe collega’s leren KiC zo goed kennen en we blijven bij met de updates. Ook horen we wat er speelt bij andere organisaties en welke wensen ze hebben.”
Richard heeft zelf nog wel een wens: “Ik krijg uit KiC niet altijd de rapportage die ik wil. Ik mis bijvoorbeeld het kunnen samenvoegen van bepaalde normensets. Als ik de verantwoording doe over een regeling die bestaat uit diverse normensets, kan ik die niet goed samenvoegen in mijn rapportage.”
Mooi samenspel
Als IC’er heb je te maken met veranderende wet- en regelgeving. “Soms heel ad hoc, zoals met de Tozo-regeling. We moesten ondernemers snel helpen, maar de regels werden pas al doende duidelijk. Het werd een mooi samenspel met KiC. Door goed samen te werken, kwamen we eruit en konden we ook snel beginnen met controleren.”
Sinds 1 juli geldt de eigen bijdrage voor de Oekraïners die in Nederland verblijven. “Met KiC konden we ook daar snel op inspelen. We wilden direct weten hoe we de regeling moesten uitvoeren en controleren. Stimulansz zorgde voor de vertaling van de regeling in juridisch correcte normen. Dat gaf ons de zekerheid dat we de regeling goed kunnen uitvoeren en controleren.”
Kennismaken met KiC
Kijk samen met het KiC-team wat Kwaliteit in Control voor jouw gemeente kan betekenen. Neem contact op en ontdek de mogelijkheden!
