Is er sprake van een datalek?

Stimulansz ontvangt per jaar duizenden helpdeskvragen. Zo nu en dan worden met een vraag ook bijlagen meegestuurd, zoals rapportages, beschikkingen of een (medisch) advies. Maar wat als er in een bijlage persoonsgegevens van een inwoner staan? Is er dan sprake van een datalek? Hoe werkt dat?
Vrouw aan het werk achter computer

Vraag

Als ik een vraag heb voor de helpdesk van Inzicht Sociaal Domein, mag ik dan een bijlage meesturen? Bijvoorbeeld een rapport of een beschikking die helpen mijn vraag te verduidelijken. Mogen daar persoonsgegevens van een inwoner instaan of is dat dan een datalek?

Antwoord

De medewerkers van de helpdesk hebben geen persoonsgegevens van betrokkene nodig om de vraag te kunnen beantwoorden. Er is daarom geen grondslag om persoonsgegevens met de helpdesk te delen. Als er in de bijlage bij de vraag wel persoonsgegevens staan, dan is er sprake van een datalek. Een bijlage bij een helpdeskvraag meesturen mag, maar dan wel zonder leesbare persoonsgegevens.

De helpdesk en het verwerken van persoonsgegevens

Het meesturen van een document met persoonsgegevens van inwoners als bijlage bij een vraag aan de helpdesk is een (verdere) verwerking van persoonsgegevens. Daar is de AVG op van toepassing. Medewerkers van de helpdesk van Stimulansz behandelen het dossier niet. Zij hebben geen persoonsgegevens nodig om de vraag te kunnen beantwoorden. Er is dus geen basis om persoonsgegevens met de helpdesk te delen, want er bestaat geen noodzaak toe. De helpdeskmedewerker zal daarom de bijlage direct verwijderen en de steller van de vraag hiervan op de hoogte brengen.

Procedure bij een datalek

Een datalek is kortgezegd een inbreuk in de bescherming van persoonsgegevens (art. 4 onder 12 AVG) zonder dat dit mag of zonder dat dit de bedoeling is. Als je zonder grondslag – of dat nou per ongeluk is of niet – persoonsgegevens naar een derde buiten je organisatie verstuurt, is er dus sprake van een datalek. In beginsel moet een datalek zo snel mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) worden gemeld. Dat kan achterwege blijven als het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor betrokkene. Dit datalek moet dan wel gedocumenteerd worden in een incidentenregister (art. 33 lid 5 AVG). Als de bijlage snel verwijderd wordt, dan zal het risico voor betrokkene meestal beperkt zijn. Een melding bij de AP is dan niet nodig.

Hoe moet het dan wel?

Het belangrijkste is om vooraf te bedenken of het als toelichting op de vraag nodig is om een bijlage mee te sturen. Als dat zo is, dan is het overigens vaak al voldoende om bijvoorbeeld de meest relevante alinea – uiteraard zonder persoonsgegevens – uit het rapport of de beschikking te halen en dat in de vraag te citeren. Als je een bijlage meestuurt, lak dan in het document alle persoonsgegevens weg.

Wil je meer leren over do’s en dont’s van privacy in het sociaal domein? Start het leren en doe mee aan de training Praktisch omgaan met privacy in het sociaal domein op donderdag 16 oktober 2025.

Pagina delen op socials

Meer weten over dit onderwerp?

Redactie helpt je graag verder.

Nieuwsbrief Sociaal Domein

Binnen 5 minuten op de hoogte van de actuele ontwikkelingen in het sociaal domein? Meld u aan voor onze gratis nieuwsbrief. Met onder andere blogs van experts, interessante whitepapers en toelichting op wet- en regelgeving.

Anderen bekeken ook

Prinsjesdag: Plannen sociaal domein in 2026

Traditiegetrouw maakt Stimulansz ieder jaar een samenvatting van de Rijksbegroting met de belangrijkste plannen voor het sociaal domein. In de Rijksbegroting 2026 ligt de nadruk op eenvoudiger regelingen, meer menselijke maat en betere samenwerking, met gemeenten in een centrale rol.

Moeten gemeenten hulphonden wel of niet toekennen?

De hulphond (of assistentiehond, zoals opleiders de hulphond liever noemen) is een onderwerp dat de gemoederen blijft bezighouden. De vraag is daarom: is er de laatste jaren iets veranderd dat aanleiding is voor gemeenten om hun beleid bij hulphond-aanvragen aan te passen? Op dit moment is het antwoord daarop: neen.

Alternatieve troonrede 2025

Wat als we ons de komende periode in het sociaal domein bezighouden met dingen waar we energie van krijgen? Wat als we vraagstukken waar inwoners mee worstelen stap voor stap echt gaan oplossen? Wat als we dat doen vanuit een gedegen en onderbouwde visie, met het gewenste effect in elke stap voor ogen?