Wat betekent de rechtmatigheidsverantwoording voor uitvoerende diensten van de gemeente?

Michel Gooijer schreef over de impact van de rechtmatigheidsverantwoording op de gemeentelijke interne- en kwaliteitscontrole. In deze bijdrage leest u meer over het effect van de wetswijziging op een deel van de eerste line of defence, oftewel uitvoerende functies binnen de gemeente.

Gemeentelijke controlepiramide

Verschillende onderdelen van de gemeentelijke planning- & controlcyclus, zoals het college dat verantwoording aflegt over de rechtmatigheid en de accountant die de getrouwheid van de jaarrekening controleert, lijken een ‘ver-van-mijn-bed-show’ voor teamleiders en consulenten. Toch vormen zij een belangrijk onderdeel in deze cyclus en de gemeentelijke controlepiramide. Elke gemeente kent namelijk controlemechanismen op verschillende niveaus om de rechtmatigheid en doelmatigheid van beleid en uitgaven te borgen. Dit varieert van controles in de eerste lijn tot aan de externe accountantscontrole. Deze controlemechanismen vormen samen de controlepiramide. De onderste laag bestaat uit het operationele proces en daarin speelt de uitvoering een prominente rol.

Hoe verhoudt het werk van de consulent zich tot de rechtmatigheidsverantwoording?

Het college moet vanaf 2021 aantonen dat gemeentelijke uitgaven rechtmatig zijn besteed. Een groot deel van deze uitgaven hangt samen met besluiten die consulenten nemen. Zoals een besluit om een bijstandsuitkering toe te kennen, een PGB te verstrekken of om kosten voor een koelkast vanuit bijzondere bijstand te vergoeden. Door de naleving van wet- en regelgeving op een juiste wijze in werkprocessen te borgen, besluiten inhoudelijk en juridisch goed te onderbouwen en ervoor te zorgen dat besluiten bijdragen aan doelstellingen van de gemeente, ontstaat een rechtmatige én effectieve bedrijfsvoering.
Aandacht voor een rechtmatige en effectieve bedrijfsvoering kan worden vergroot door het belang van besluitvorming en de rechtstreekse invloed van consulenten hierop te benadrukken. Daarnaast is het belangrijk om ervoor te zorgen dat consulenten over de juiste tools beschikken om goede besluiten te kunnen nemen. Denk hierbij aan scholing, hulpmiddelen als een kennisbank of onderlinge kennisdeling. Dit soort elementen vormt een solide basis om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording over 2021.

Rol van de teamleider ten behoeve van kwaliteit en rechtmatigheid

Elke teamleider heeft een belangrijke rol in het stimuleren van kwaliteit binnen het team. Belangrijke kwaliteitsaspecten zijn bijvoorbeeld doorlooptijd, klantgerichtheid, flexibiliteit, tevredenheid en betrouwbaarheid van de dienstverlening. De teamleider kan medewerkers coachen en faciliteren om vooraf gestelde normen te halen. De teamleider heeft daarnaast invloed op de werking van verschillende processen. Als er wordt gekeken naar functies en werkprocessen binnen het team is er een aantal aandachtspunten dat in relatie staat tot een kwalitatief goede en betrouwbare uitvoering:

• Werkprocessen moeten actueel en beschreven zijn.
• Er is waar nodig sprake van functiescheiding.
• Risico’s binnen het team of in de directe omgeving zijn in beeld.

Een teamleider heeft met het op orde hebben van processen, beheersing van risico’s en het voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen directe invloed op een rechtmatige dienstverlening. Naarmate de kwaliteit van de werkzaamheden van de consulenten in het team beter is, zullen aspecten die binnen de verantwoording van belang zijn (rechtmatigheid, tijdigheid, volledigheid en juistheid) minder snel in het geding komen. Hiermee vormt de door het team geleverde kwaliteit de basis voor de beoordeling van de getrouwheid van de gemeentelijke jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording door de accountant.
Het goed in beeld hebben van kwaliteit en interne beheersingsmaatregelen om de kwaliteit te borgen is van groot belang en niet sec voor de rechtmatigheid. Het is ook van belang voor transparantie over geleverde kwaliteit en bijbehorende interne beheersing. Heldere communicatie tussen verschillende niveaus in de controlepiramide en rapporteren van bevindingen voorkomt dat er dubbele controles plaatsvinden. Door te zorgen voor goede samenwerking tussen het operationele niveau (teamleiders, consulenten) en de (interne) controleurs kan er gesteund worden op elkaars bevindingen. Om hiertoe te komen is het van evident belang dat de teamleider een duidelijke rol heeft in de controlepiramide. Dit zorgt ervoor dat andere lagen in de controleperiode kunnen bouwen op het werk dat door de teamleider is gedaan.

De basis voor de rechtmatigheidsverantwoording ligt in het werk van uitvoerende diensten

Voldoen aan rechtmatigheidseisen is een verantwoordelijkheid die niet enkel ligt bij het college of de (verbijzonderde) interne controle. Het aantonen dat een gemeente aan alle rechtmatigheidseisen voldoet is een organisatiebrede verantwoordelijkheid. Het is van belang dat mensen in (meer) uitvoerende functies zich hiervan bewust zijn. Rechtmatigheid van besluiten en uitgaven ligt in de kern bij het werk dat wordt gedaan door consulenten onder aansturing van de teamleider. Zij nemen relevante besluiten, hebben impact op de dienstverlening en zijn het uithangbord van de gemeente richting burgers. De uitvoering vormt een onmisbare schakel in de keten die uiteindelijk leidt tot een rechtmatigheidsverantwoording.
Het is binnen elke gemeente belangrijk om het werk van consulenten en teamleiders en de positionering in de controlepiramide te benadrukken. Dit draagt bij aan een gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid en kan bijdragen dat de hele organisatie zich herkent én staat voor de rechtmatigheidsverantwoording die het college af zal leggen aan de gemeenteraad.