Beschikkingen via e-mail tijdens Coronacrisis?

Vraag

Door de coronacrisis werken de meeste ambtenaren uit onze gemeente thuis. In hoeverre kunnen wij de beschikkingen en beslissingen op bezwaar per mail versturen?

Antwoord

In artikel 3:41 van de Algemene wet bestuursrecht staat dat besluiten bekendgemaakt worden door toezending of uitreiking aan de betrokkene. Daarmee wordt bedoeld het fysiek per post versturen. Maar een bestuursorgaan mag een besluit ook via e-mail besturen. Dat kan op grond van artikel 2:14, eerste lid van de Awb . Voorwaarde is dan wel dat betrokkene kenbaar heeft gemaakt dat hij  op die manier voldoende bereikbaar is. Ook kan een belanghebbende  kenbaar maken dat hij  via e-mail bereikbaar is door dit expliciet aan te geven. Hij heeft de gemeente bijvoorbeeld  verzocht alle correspondentie te versturen naar een bepaald e-mailadres. Daarnaast kan uit de handelingen van betrokkene blijken dat hij via  e-mail bereikbaar is. Bijvoorbeeld omdat betrokkene eerder ook al met de gemeente heeft gecommuniceerd per e-mail. Dat een betrokkene dus ook impliciet kenbaar kan maken dat hij via e-mail voldoende bereikbaar is heeft de Hoge Raad bevestigd in het arrest van 19 oktober 2018, ECLI:NL:HR:2018:1967.
Beschikkingen en beslissingen op bezwaar kunt u  dus per e-mail  verzenden als betrokkene kenbaar heeft gemaakt per e-mail goed bereikbaar te zijn. Misschien  is het handig om eerst even telefonisch contact op te nemen met betrokkene om te vragen of het bericht per e-mail verzonden kan worden. Anders  kunt u in het dossier van betrokkene  nakijken of eerder per e-mail met betrokkene is gecorrespondeerd.
In het derde lid van artikel 2:14 van de Awb wordt nog aangegeven dat wanneer een bestuursorgaan langs elektronische weg communiceert, dat op een betrouwbare en vertrouwelijke manier dient te gebeuren. Tips om op betrouwbare manier per e-mail te communiceren zijn:

• Controleer of het BSN niet in de beschikking staat. Hackers en criminelen begrijpen ook dat in deze tijd het berichtenverkeer tussen overheid en burger voornamelijk per mail zal gaan en een BSN is zo uit de e-mail geplukt. BSN is erg privacygevoelig en het is makkelijk daar misbruik van te maken, dus vermeld  dit niet in beschikkingen.
• Verzend de beschikking als PDF: wijzigen is dan lastiger en de lay-out blijft behouden.
• Verstuur beschikkingen  per beveiligde mail, bijvoorbeeld via Zivver. Overleg dit met de afdeling ICT. Ook (of juist) in deze tijd moet er alles aan gedaan worden om berichten veilig te versturen. Het onbeveiligd versturen van een e-mail kunt u vergelijken met het versturen van een brief zonder de envelop dicht te plakken.
• Heb extra aandacht voor de ondertekening: door de gemandateerde met bijvoorbeeld de volgende tekst of een variant daarop: Dit besluit is elektronisch verzonden en daarom niet ondertekend.
• De Autoriteit Persoonsgegevens heeft ook tips voor veilig thuiswerken.

Disclaimer: Deze vraag is recent gesteld aan de Helpdesk Inzicht Sociaal Domein van Stimulansz. Het antwoord is gegeven met de kennis en inzichten van 24 maart 2020. Met de huidige, snelle ontwikkelingen kan Stimulansz niet garanderen dat dit antwoord op een latere datum nog volledig juist is. We passen het antwoord aan als dat nodig is. Voor meer actuele informatie rond corona en het sociaal domein verwijzen we u naar Inzicht Sociaal Domein.