De weg naar de rechtmatigheidsverantwoording deel II: de belangrijkste punten uit de Modeltekst en toelichting

Vernieuwing verantwoording van gemeenten en de rol van de accountant

De externe accountant doet in de nieuwe situatie alleen nog een uitspraak over de betrouwbaarheid van de jaarrekening.  Hij bemoeit zich niet meer met de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen zoals nu nog het geval is. Deze verandering wordt doorgevoerd naar aanleiding van voorstellen van de commissie Depla in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’. De intentie van de wetswijziging is dat de rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls gaat geven aan de processen en interne beheersing van gemeenten.  De commissie vindt dat het college moet kunnen steunen op een systeem van interne beheersing om te borgen dat wet en regelgeving nageleefd wordt.  Maar de commissie vindt het ook belangrijkrijk om eventuele onrechtmatigheden in beeld te krijgen.

Modeltekst- en toelichting Rechtmatigheidsverantwoording

Onlangs publiceerde de commissie Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) de Modeltekst en toelichting Rechtmatigheidsverantwoording. Deze tekst loopt voor op de wetswijziging en is bedoeld om meer zekerheid te bieden aan gemeenten en ze ruimte te geven om zich voor te bereiden om de komende veranderingen. De belangrijkste punten uit de Modeltekst en toelichting Rechtmatigheidsverantwoording zijn:

• Dat de externe accountant uitsluitend een uitspraak doet over de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording betekent dat (grote) rechtmatigheidsfouten die eerlijk genoemd worden in de verantwoording geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Het oordeel zal dan toch goedkeurend kunnen zijn, wat natuurlijk niet wegneemt dat de gemeenteraad hierover een stevig debat zou willen voeren. De positie en professionaliteit van de gemeenteraad wordt hierdoor nog belangrijker.
• De gemeenteraad moet voorafgaand aan het controlejaar een grensbedrag bepalen voor de verantwoording, waarbij een maximum van 3% van de totale gemeentebegroting geldt. Deze verantwoordingsgrens is van toepassing op fouten en onzekerheden afzonderlijk. Alle fouten en onzekerheden boven dit grensbedrag moeten vermeld en verantwoord worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Als de gemeenteraad kiest voor een lager grensbedrag dan heeft dat gevolgen voor de omvang en diepgang van de controles. Wanneer de grens bijvoorbeeld op 1% wordt gezet, moeten fouten eerder gemeld worden en zal men dus op meer vlakken moeten nadenken over verbeteringen en het uitbreiden van controles. Dit betekent ook dat de gemeente haar formatie onder de loep moet nemen om te kijken of ze voldoende medewerkers heeft om de (controle)werkzaamheden uit te voeren.
• Voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording dient het college te kunnen steunen op goede processen en interne controles. Dit betekent dat er meer aandacht besteed moet worden aan het beschrijven en inrichten van deze processen. Uiteraard is daarbij ook aandacht voor de risico’s en de interne beheersing nodig. Op basis van de in kaart gebrachte risico’s en bijbehorende interne beheersmaatregelen kunnen gemeenten de controleaanpak bepalen. Zaken die geen risico vormen behoeven geen uitgebreide controles, terwijl risicovolle processen juist extra gecontroleerd moeten worden.
• Gemeenten kunnen ervoor kunnen kiezen om in hun rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad meer algemeen geformuleerde beheersmaatregelen of juist meer specifieke maatregelen gericht op een bepaalde onrechtmatigheid te vermelden. Daarmee geeft het college aan op welke wijze ze haar interne beheersing georganiseerd heeft.
• Als er onrechtmatigheden of onduidelijkheden zijn, is het zaak ervoor te zorgen dat deze in de toekomst voorkomen worden. Daarvoor is het belangrijk goed zicht te hebben op wat er mis gaat en hoe deze zaken verbeterd kunnen worden.
• In de paragraaf bedrijfsvoering kan door het college inzicht worden gegeven in de geconstateerde onrechtmatigheden, de oorzaken daarvan en hoe de beheersing in de toekomst wordt vormgegeven. Welke informatie er precies moet worden opgenomen in deze paragraaf maakt de commissie BBV bekend in de kadernota, die later dit jaar verschijnt. De commissie raadt aan om ook de fouten en onduidelijkheden die onder het grensbedrag blijven te benoemen en toe te lichten wat hier in de toekomst aan gedaan wordt.

Handreiking commissie BADO

Binnenkort zal tevens een handreiking verschijnen van de commissie Bedrijfsvoering en Audits Gemeenten en Provincies (BADO). Hierin zal op hoofdlijnen worden geschetst wat de rechtmatigheidsverantwoording voor een gevolgen heeft voor de interne controle en beheersing voor gemeenten.