In de praktijk blijkt dit voor uitvoerders van de Wmo een lastig punt. We noemen enkele struikelblokken:
- In Wmo-rapportages staat niet vermeld of de identiteit is vastgesteld;
- Het moment waarop de identiteit moet worden vastgesteld is niet duidelijk. Bij de behandeling van de melding (keukentafelgesprek)? Of als er een aanvraag wordt gedaan (en u de burger niet meer ziet)?
- Er wordt soms een kopie in het dossier bewaard van het betreffende document, soms ook niet. En mag er wel een kopie worden gemaakt en bewaard? Denk aan de nieuwe Privacywet (AVG).
Vanuit de rechtmatigheid en verantwoording gedacht, wordt hier ook verschillend mee omgegaan. Kwaliteitsmedewerkers en/of interne controleurs doen het ontbreken van de vastgestelde identiteit af met het maken van een opmerking hierover, zien het soms als een onzekerheid en een enkele keer als een fout. De constatering wordt verschillend gewogen.
Dit kan problemen geven. Momenteel is bij veel organisaties de accountant bezig met de controle op het jaarwerk. En er komen van diverse kanten signalen binnen dat de accountant er nu vooral op let of de identiteit is vastgesteld aan de hand van een geldig document. Is dit niet het geval, dan is de verstrekte voorziening onrechtmatig. De wet is immers duidelijk. Deze omissie kan dus grote financiële gevolgen hebben.
5 tips voor het geldig vastleggen van de identiteit van een persoon:
- Zorg altijd voor zichtbare vastlegging van het feit dat de identiteit is vastgesteld;
- Stel de identiteit vast bij het keukentafelgesprek;
- Als het keukentafelgesprek schriftelijk wordt aangekondigd, vraag dan in die brief of het identiteitsbewijs klaargelegd kan worden;
- Overweeg of een voorziening moet worden geweigerd als er geen geldig document is;
- Leg deze bovenstaande punten vast in een werkinstructie.
