Een goede adviesbrief schuurt niet maar stuurt

Invloed via inspraak,  gevraagde en ongevraagde adviezen

Vrijwel alle cliëntenadviesraden geven de gemeente advies over nieuw beleid, beleidsregels of de uitvoering van het beleid. Daarnaast schrijven cliëntenadviesraden ongevraagde adviezen aan de gemeente. Vaak via een schriftelijk advies, maar ook mondeling door ‘beginspraak’ bij een vergadering. In een enkel geval wordt er ook gebruik gemaakt van de inspraakmogelijkheid bij een commissie vergadering van de gemeente

Aantal en onderwerpen van schriftelijke adviezen

Het aantal schriftelijke adviezen verschilt erg per cliëntenadviesraad. Het varieert van 1 tot 18 adviezen per jaar. In de ene gemeente is de inbreng van de cliëntenadviesraad vooral informeel. Er is dan veel overleg met de gemeente. Omdat de cliëntenadviesraad bij de beleidsvorming wordt betrokken zijn schriftelijke adviezen dan bijna niet meer nodig. In de andere gemeente bestrijkt de cliëntenadviesraad het hele brede sociale domein. Er zijn dan verschillende werkgroepen die meerdere adviezen schrijven.

Actie = (geen) reactie?

Gemeenten staan over het algemeen open voor adviezen van hun cliëntenadviesraad. Maar er valt wel iets op:

1. De gemeente geeft helemaal geen schriftelijke reactie op het advies van de cliëntenadviesraad. In de verordening staat dan dat de gemeente alleen bij afwijken van het advies schriftelijk en gemotiveerd reageert. Maar navraag leert dat de cliëntenadviesraad niet zo overtuigd is dat hun advies in zijn geheel is overgenomen.
2. Als de gemeente wel schriftelijk reageert is te zien dat zij de brief van de cliëntenadviesraad in het algemeen zo goed mogelijk probeert te beantwoorden. Maar die antwoorden zijn soms nietszeggend!
   • Als de brief een vraag van algemene of informatieve aard bevat, krijgt de adviesraad antwoord op de vraag. Maar dat antwoord heeft zelden invloed op het beleid.
   • Heeft de cliëntenadviesraad een advies met kritiek op de uitvoering, dan reageren gemeenten vaak verdedigend. Zij beschrijven dan de huidige praktijk op een verklarende wijze. Een aanpassing op de uitvoering is zelden terug te vinden.
   • Komt de cliëntenadviesraad met een stevige stelling die schuurt, dan reageert de gemeente met een net zo stevige tegenstelling, waardoor het advies het doel mist.
   • Dit geldt ook in de gevallen dat cliëntenadviesraad keer op keer hun punt herhalen. Daardoor kan bij de gemeente het gevoel van ‘doordrammen’ ontstaan. Ook dit helpt beide partijen niet verder.

 
De ervaringen uit deze analyse zijn heel bruikbaar; het betekent dat de cliëntenadviesraad in haar adviesbrief bewust moet  ‘sturen’. Hierdoor wordt er een andere reactie van de gemeente ontlokt.

Goede adviesbrief

Wat maakt een adviesbrief nu een goede adviesbrief? Allereerst gaat het natuurlijk om de inhoud, maar ook een overzichtelijke structuur en stijl maken een brief effectiever.

Heldere inhoud

Belangrijk is dat het standpunt van de cliëntenadviesraad helder is verwoord. In de brief komt naar voren wat de cliëntenadviesraad bij een bepaald thema voor cliënten belangrijk vindt. We kunnen dat ‘waarden’ noemen.
Als de cliëntenadviesraad accent legt op de hoofdzaken die van belang zijn voor cliënten, kan de gemeente daar vaak beter mee uit de voeten. Benoemen welk effect bereikt moet worden voor cliënten. Bijvoorbeeld: ‘De cliëntenraad vindt goede dienstverlening belangrijk. Cliënten worden vriendelijk en respectvol te woord gestaan. De informatie wordt schriftelijk bevestigd in vriendelijke en heldere taal, die ook toegankelijk en leesbaar is voor laaggeletterden.’
Is het cliëntenperspectief sterk aanwezig, dan is het belang van de klant helder. Adviezen worden dan makkelijker overgenomen door gemeenten.  In het advies kunnen dan onderdelen van een thema verder uitgewerkt worden in punten waar de raad (niet) tevreden over is, waar ze zich zorgen over maakt, wat nog onduidelijk is of welk alternatief voorstel de raad heeft.

Heldere structuur

De structuur ondersteunt de leesbaarheid van een advies, maar ook het proces van besluitvorming. Voor een lezer is het prettig om grote lijnen te lezen: van het proces, de rol van de cliëntenadviesraad en de raadpleging van cliënten, organisaties en of vertegenwoordigers.
De positie van een advies wordt sterker door de volgende uitleg: ‘de Cliëntenadviesraad heeft niet alleen gekeken naar het minimabeleid, maar ook gesproken met bezoekers van de kledingbank en hen gevraagd of zij op de hoogte zijn van de minimaregelingen van de gemeente. Daaruit blijkt…’
Bij één van de cliëntenadviesraden vonden wij zowel een inleiding als een kernachtige samenvatting van het advies. Zij besluiten het advies met een puntsgewijze opsomming ‘Advies Cliëntenraad: punt 1, punt 2, punt 3’. Dit bevordert de leesbaarheid en helderheid van het advies.
En bedenk bij het schrijven van het advies ook welk antwoord de cliëntenadviesraad van de gemeente verwacht. Maak dat verzoek concreet; ‘We horen graag van u welke concrete acties u gaat ondernemen om de onafhankelijk cliëntondersteuning bij alle aanvragers onder de aandacht te brengen.’

Passende stijl

Een goed advies scoort hoog op toegankelijkheid als het concreet, helder en beknopt geschreven is. Klare taal is voor iedereen prettig leesbaar. Moeilijke woorden, vakjargon en lange zinnen dragen niet bij aan de leesbaarheid van een brief. Schrijven is schrappen is een belangrijke aanbeveling.
Adviseren is een kerntaak van cliëntenraden en adviesraden. In de praktijk is het schrijven van een goed advies een hele klus. Ontdek in een training van 1 dag hoe u met uw cliënten- of adviesraad beter gehoord wordt binnen de gemeente dankzij prettig leesbaar geschreven adviezen.
Of wilt u ook uw adviesbrieven laten doorlichten?  We analyseren 5 tot 7 adviesbrieven en de bijbehorende reactie van de gemeente, op kwaliteit en inhoud. Informeer naar ons aanbod bij Wilma Kuiper.