Maarten Simons: ‘Kijk bij kwaliteitscontrole ook naar effect voor inwoners’

Met ingang van 2021 gelden nieuwe wettelijke regels voor kwaliteitscontrole. De belangrijkste verandering is dat de gemeente dan niet meer aan de accountant maar aan de gemeenteraad verantwoording aflegt. Dit vraagt van de gemeente dat zij zelf de controle van de kwaliteit in het sociaal domein organiseert en een eigen visie hierop ontwikkelt. “De gemeente moet onder meer goed nadenken over hoe zij het recht op en de hoogte en de duur van uitkeringen op een juiste manier vaststelt en gestructureerd controleert”, zegt Maarten.
Gemeenten die de applicatie KiC (Kwaliteit in Control) gebruiken, hoeven zich volgens hem geen zorgen te maken. “Zij zitten al goed voor de toekomst. Maar we willen gemeenten wel uitdagen om ambitieus te zijn. Beperk je niet tot de controle op rechtmatigheid en kijk ook naar wat de gemeentelijke inspanningen voor inwoners betekenen.”

Zelf controle over kwaliteit

Maarten is de nieuwe productiemanager voor KiC, nadat hij de afgelopen twee jaar als adviseur voor deze applicatie werkte. Maarten coördineert het KiC-team, dat in verband met de wetswijziging is uitgebreid (zie kader). Voordat hij in 2017 bij Stimulansz aan de slag ging, werkt hij als adviseur sociaal domein bij een publiek consultancybureau en als regiomanager bij een softwareleverancier. Waarom de overstap? “Omdat Stimulansz een stichting zonder winstoogmerk is en gemeenten helpt om zaken zelf te organiseren. Wij willen dat gemeenten met KiC zelf de controle over kwaliteit hebben.”

KiC-Team uitgebreid

Maarten Simons is sinds mei 2019 de productmanager voor KiC. Het team telt nog vijf adviseurs. Henny Muis is specialist in bedrijfsvoering op het terrein van het sociaal domein. Hij kent KiC als zijn broekzak door vijftien jaar ervaring met dit product. Andries Terpstra is een ervaren adviseur die veel controlewerk doet in opdracht van gemeenten. Andries geeft ook de trainingen Breinbrekers voor intern controleurs en Interne Controle (IC) en Kwaliteitszorg.
Om goed te kunnen inspelen op de behoefte van gemeenten aan ondersteuning bij de aanstaande wetswijziging, zijn er drie nieuwe gezichten bijgekomen. Michel Gooijer is specialist op het gebied van procesoptimalisatie, risicoanalyse en opzet van interne controle. Hij werkte ruim twintig jaar als adviseur in het sociaal domein in de accountantswereld. Herman Rijks was eerder actief bij twee andere adviesorganisaties in het sociaal domein. Sam van Grinsven kijkt met een frisse blik naar organisatievraagstukken door haar achtergrond als kunstenaar en psycholoog.
Er zijn nog genoeg gemeenten die kwaliteit niet structureel meten, vertelt Maarten. “Zij doen meestal wel de goede dingen, maar houden niet adequaat bij hoe goed de dienstverlening precies is en wat er kan worden verbeterd. Dit probleem wordt vaak informeel opgelost. Een ervaren kracht op de afdeling kijkt dan bijvoorbeeld even mee als een medewerker een aanvraag voor een uitkering afhandelt. Het management mist echter zo veel informatie. Met KiC krijgt de gemeente wel een compleet beeld van de kwaliteit van de uitvoering.”

De applicatie is door Stimulansz in de negentiger jaren ontwikkeld en heeft zijn nut intussen ruimschoots bewezen. Enkele duizenden controleurs van zo’n 225 gemeenten maken er nu gebruik van. Zij zetten KiC zelf in of doen dat indirect via een gemeentelijk samenwerkingsverband. Daarmee verbetert KiC de dienstverlening aan meer dan negen miljoen inwoners.

Belang van kwaliteitsmeting nog groter

De vernieuwing van de regels vanaf 2021 maakt het belang van een goede kwaliteitsmeting nog groter, vertelt Maarten. “Het college van burgemeester en wethouders gaat verantwoording afleggen aan de gemeenteraad, dus aan de gemeenschap. Dat gebeurt met een zogeheten rechtmatigheidsverklaring. Hiermee wordt aangegeven dat de gemeente écht ‘in control’ is.”
In 2022 zal het college van B&W voor het eerst volgens de nieuwe regels verantwoording afleggen. Dit betreft dan het boekjaar 2021. Het lijkt nog ver weg maar schijn bedriegt, zegt Maarten. “Je moet komend jaar de nieuwe aanpak al goed inregelen. Voor gemeenten die de kwaliteitscontrole al zelf organiseren, is er weinig nieuws onder de zon. Maar gemeenten die nu afhankelijk zijn van een accountant die sturing geeft, moeten een flinke stap zetten. Wij ondersteunen gemeenten bij het kiezen van de juiste controleaanpak naar de toekomst toe. We komen graag langs om daarover mee te denken. Ook wordt ons aanbod van trainingen voor intern controleurs en kwaliteitsmedewerkers in 2020 verder uitgebreid.”

Voordelen van brede verklaring

Waarover moet de gemeente eigenlijk rekenschap geven? Maarten: “Het wetsvoorstel is nog niet openbaar maar de geluiden wijzen op een smalle Rechtmatigheidsverklaring. De gemeenten hoeven alleen aan te tonen dat betalingen op rechtmatige wijze hebben plaatsgevonden. Dus niet of betalingen ook de beoogde effecten hebben gehad, zoals wel in een In Control Statement zou moeten worden opgenomen. Er verandert hiermee inhoudelijk niet veel ten opzichte van nu. Gemeenten hoeven daarom niet in paniek te raken.”
Maarten spreekt van een gemiste kans. “Wij zijn bij Stimulansz voorstander van een brede verklaring waarin het college ook verantwoording aflegt over de doelmatigheid van de gemeentelijke dienstverlening. Leiden inspanningen om de kwaliteit van de uitvoering te verhogen echt tot meer uitstroom naar betaald werk? En hoe tevreden zijn inwoners over de gemeentelijke dienstverlening? Ik voorspel dat de gemeenteraad daarin veel meer geïnteresseerd zal zijn dan in rechtmatigheid.”

Dienstverlening aan inwoners uitgangspunt

Sommige gemeenten werken al toe naar zo’n brede In Control Statement. Maarten roept andere gemeenten op om hetzelfde te doen. “Wees ambitieus! Hanteer de dienstverlening aan de inwoners als uitgangspunt in de verklaring, los van de wettelijke vereisten. Begin met een brede controle van de gemeentelijke besluiten en dienstverlening, wat we procescontroles noemen. Koppel dat aan een sterke verbetercyclus laag in de organisatie en speel meteen in op zaken die niet goed gaan. Onze ervaring is dat gemeenten die dit proces goed inrichten, hun hand niet omdraaien voor de rechtmatigheidsverantwoording.”
Beginnen bij de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening is volgens Maarten de basis van KiC. “Het voordeel ten opzichte van andere controle- en kwaliteitsapplicaties is dat de inwoner centraal staat en er gecommuniceerd wordt in klare taal.” KiC wordt sinds twee jaar niet alleen aangeboden voor het sociaal domein, maar ook voor het hele concern. “We zien dat gemeenten vanwege onze visie hun abonnement verbreden naar het concern in plaats van alleen het sociaal domein. Door de wetswijziging zullen veel meer gemeenten hieraan behoefte hebben.”

Juridische zekerheid door normensets

Het is bepaald geen uitzondering dat een gemeente niet weet of haar besluiten in het sociaal domein voldoende juridisch onderbouwd zijn. Gemeenten die de normensets in KiC gebruiken, hoeven zich daarover geen zorgen te maken. “Onze juristen stellen deze normen op en houden ze jaarlijks bij”, zegt Maarten. “De gemeente kan de standaard normensets gebruiken, maar ook een eigen nuance toevoegen of volledig eigen normensets opstellen. Dat kan een gemeente zelf doen of wij kunnen op verzoek de normensets aanpassen. Deze kunnen dus helemaal op maat worden gemaakt.”
Maarten wijst tot slot nog op een interessante ontwikkeling. “We zijn bezig om in KiC een forum in te bouwen. Dat wordt binnenkort opengesteld voor alle gebruikers. Hiermee wordt een digitale community gecreëerd. Controleurs kunnen elkaar vragen stellen of uitnodigen om mee te denken over casuïstiek. Het forum is een mooie aanvulling op de landelijke en regionale bijeenkomsten rondom KiC, die eigenlijk altijd vol zitten met enthousiaste deelnemers.”