Het model bevat 7 fases in de ontwikkeling van informeel naar volledig ‘in control’ zijn. Eerst kijkt u in welke fase uw gemeente zit, vervolgens bepaalt u het ambitieniveau van de gemeente. Zo wordt helder welke groeikansen uw gemeente heeft om de ambitie waar te maken. Als u de rechtmatigheidscontrole goed hebt geborgd in de organisatie, dan is er ruimte om meer risicobewustzijn te ontwikkelen. U kunt zich dan, via proces- en kwaliteitscontroles, bezighouden met de vraag: “doen we de dingen goed?”. In de laatste fases van het model is een gemeente proactief bezig met de kwaliteit van de dienstverlening en is er aandacht voor de effectiviteit, ofwel de vraag: “doen we de goede dingen?”. Hieronder een samenvatting van alle fases in het KiC Volwassenheidsmodel. In welke fase bevindt uw gemeente zich nu en waar ligt uw ambitieniveau?
Fase 1: Informeel
In deze eerste fase is de controle vrijblijvend en ad hoc georganiseerd. Ervaren collega’s ‘kijken mee’ met besluiten en op basis van de reactie van de accountant worden ad hoc controles georganiseerd. Soms is er sprake van toetsing, maar legt u de resultaten niet gestructureerd vast. Er zijn geen steekproefsgewijze controles achteraf. Er is geen controleplan en de rollen zijn niet geformaliseerd (vandaar de term ‘informeel’). Als de accountant langskomt voor de rechtmatigheidscontrole, kost het veel tijd om alle gegevens bij elkaar te zoeken, want die zijn verspreid over verschillende kwetsbare Excel-sheets.
Knelpunt: Urgentie van kwaliteitsborging wordt niet gevoeld
Groeikans: Op de hoogte zijn van de eisen voor de rechtmatigheidsverklaring
Fase 2: Beschreven
Een gemeente in deze fase streeft al meer naar structuur dan in de eerste fase. Op basis van het modelcontroleplan hebt u het proces van kwaliteitscontrole en interne controle beschreven. Echter, de controles die zijn beschreven in het controleplan vinden niet structureel plaats. Vaak is dit omdat er onvoldoende capaciteit of draagkracht is voor het investeren in kwaliteitsborging binnen de organisatie.
Knelpunt: Onvoldoende structuur
Groeikans: Draagkracht creëren
Fase 3: Beheersing
De organisatie gaat steeds meer gestructureerd werken en de controles vinden structureel plaats. De controle wordt gedragen door de medewerkers binnen de organisatie en uitgevoerd volgens het controleplan. De (financiële) rechtmatigheid en verantwoording zijn op orde, maar er is nog weinig aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid. Ook worden de uitgevoerde controles onvoldoende meegenomen in een verbetercyclus. Er wordt soms nog ‘gecontroleerd wordt omwille van het controleren’.
Knelpunt: Onvoldoende bewust werken met kwaliteit
Groeikans: Aandacht voor doelmatigheid van de processen
Fase 4: Meten
Langzaam komt naast de rechtmatigheid ook de doelmatigheid in beeld. De prestaties van de processen en medewerkers worden steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze resultaten worden gerapporteerd en op basis van deze rapportages stuurt u bij. De kwaliteitsmedewerkers en IC’ers nemen een vaste plek in de verbetercyclus in en weten wat de geleverde prestatie van hun organisatie is.
Knelpunt: Reactief reageren als dingen niet goed gaan
Groeikans: Risico’s in beeld krijgen, risicobewustzijn ontwikkelen
Fase 5: Risicobewust
De organisatie in deze fase van de ontwikkeling heeft de risico’s in beeld. Op basis van deze risico’s bepaalt u wat er gecontroleerd wordt en wat de grootte van de steekproef is. De focus is verlegd van verantwoording naar preventie. Bijsturing vindt plaats op basis van behaalde resultaten en verwachte resultaten (en dus ook op basis van risico’s).
Knelpunt: Onvoldoende risicobewustzijn waardoor risico’s niet goed in beeld zijn
Groeikans: Zicht krijgen op de effectiviteit van de dienstverlening
Fase 6: Optimalisatie
In deze fase zijn de controles van rechtmatigheid en doelmatigheid op orde. U zet capaciteit in daar waar de kans op fouten het grootst is. Ook de effectiviteit van de dienstverlening controleert u. Hiervoor zijn SMART-doelen geformuleerd in het beleid.
Knelpunt: Doelen van beleid zijn niet meetbaar
Groeikans: Vanuit resultaten feedback op beleid
Fase 7: In Control Statement
U werkt proactief en anticipeert op knelpunten. Zowel op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid weet u wat goed gaat en waar u beheersmaatregelen moet inzetten of aanpassingen moet doen. U doet het goede, op een goede manier en volgens wet- en regelgeving. In deze fase heeft u de kwaliteit van de dienstverlening en de interne bedrijfsvoering volledig ‘in control’.
Groeikans: de kwaliteit van de dienstverlening wordt steeds beter en u bereikt het gewenste effect voor uw inwoners.
Dit artikel is geschreven door adviseurs Herman Rijks & Sam van Grinsven
